Sociedades mercantiles

En este trámite de “rendición de cuentas” se distinguen dos actores y dos acciones:

• Los Administradores de la sociedad, tienen la obligación contable de preparar las cuentas anuales y la ejecución/aplicación del resultado (obligación tributaria).
• La Junta General: la aprobación de las cuentas anuales, la aplicación del resultado y la aprobación de la gestión social.

Obligaciones de los Administradores de la sociedad:

• La elaboración de la documentación contable a presentar y
• la convocatoria de la Junta de socios que debe aprobar dicha información.

Las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados deberán ser formulados y firmados por todos los administradores de la sociedad. Se elaborarán el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo.

Cada ejercicio, la Junta General Ordinaria aprobará las cuentas anuales y la aplicación de resultados del ejercicio anterior a propuesta de los administradores de la sociedad.

Administradores de la sociedad y la Junta General.

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, adscrito al Ministerio de Economía y Empresa, es el encargado de elaborar los desarrollos contables para su aprobación por el Gobierno. Controla algunas facetas relativas a ciertas obligaciones contables: auditoría de cuentas, depósito de cuentas en el Registro Mercantil, etc.

Obligación de formular las cuentas anuales por los administradores de sociedades de capital: 3 meses desde el cierre del ejercicio económico.

Plazo para convocar a la Junta General Ordinaria (aprobación de las cuentas anuales y la aplicación de resultados): durante los 6 primeros meses de cada ejercicio.

De forma indirecta otras obligaciones establecen plazos que determinan cuándo debe estar elaborado el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:

• Legalización del Libro Diario cumplimentado (legalización a posteriori) en el Registro Mercantil Provincial: 4 meses desde el cierre del ejercicio económico. (Las cuentas anuales es uno de los documentos que integran el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales).
• Obligaciones fiscales: las declaraciones y obligaciones contables del IRPF, Impuesto sobre Sociedades e IVA, hacen necesaria la elaboración puntual del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Modelo de cuentas anuales formuladas y firmadas por todos los administradores de la Sociedad.

Esta documentación contable debe estar a disposición de los socios de cara a su aprobación en la Junta General.

Acta de la Junta General: los acuerdos aprobados en la Junta General de socios se transcribirán en un acta que deberá ir firmada por los socios que desempeñen los cargos de Presidente y Secretario de la Junta.

Obligatorio.

Sociedades Cooperativas: como característica particular de esta forma jurídica destacar que las cuentas anuales y la certificación de la Asamblea de socios aprobándolas, así como aplicación de los excedentes y/o imputación de las pérdidas se depositarán en el Registro de Sociedades Cooperativas, también en el plazo de un mes desde su aprobación.

La contabilidad se ajustará a lo dispuesto en el Código de Comercio y en la Orden EHA/3360/2010, de 21 de diciembre, por la que se aprueban las normas sobre los aspectos contables de las sociedades cooperativas, que lo desarrolla en materia contable específicamente para este tipo de entidades.